ПОЛОЖЕНИЕ

об Управлении официальных мероприятий

Управления материально-технического обеспечения

1. Общие положения

1. Управление официальных мероприятий (далее – Управление) является структурным подразделением Управления материально-технического обеспечения (далее – УМТО).

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями УМТО.

4. Структура и штатная численность Управления утверждается Руководителем УМТО в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

2. Основные задачи, функции, права и обязанности Управления

5. Задача: организация обслуживания официальных мероприятий Парламента Республики Казахстан (далее - мероприятия).

Функции:

1) взаимодействие с депутатами Палат Парламента Республики Казахстан, структурными подразделениями Управления Делами Президента Республики Казахстан, аппаратов Палат Парламента Республики Казахстан, УМТО и его подведомственных предприятий и других государственных и не государственных организаций по вопросам обслуживания мероприятий;

2) организация литерных рейсов для Председателей Палат Парламента Республики Казахстан;

3) организация обслуживания участников мероприятий и должностных лиц в «VIP» залах аэропортов городов Астаны и Алматы;

4) организация транспортного обеспечения участников мероприятий;

5) организация размещения участников мероприятий в отелях;

6) организация питания во время проведения мероприятий;

7) обеспечение руководства Палат Парламента и мероприятий сувенирно-подарочной продукцией;

8) обеспечение руководства Палат Парламента и мероприятий цветочной продукцией;

9) организация концертов и музыкального сопровождения мероприятий;

10) организация посещения культурных объектов участниками мероприятий;

11) организация синхронного и последовательного перевода мероприятий, а также письменного перевода материалов по мероприятиям;

12) организация подготовки мест проведения мероприятий (подготовка залов, материально-техническое оснащение, печатная продукция и др.);

13) координация деятельности подведомственных предприятий УМТО по вопросам обслуживания мероприятий.

6. Задача: качественное и эффективное исполнение иных задач, возложенных на Управление.

Функции:

1) подготовка в течение года смет расходов по мероприятиям и формирование отчетов по их исполнению;

2) подготовка совещаний по курируемым вопросам и необходимых материалов к ним;

3) разработка договоров и заключение об оказании услуг (работ) и поставке товаров в рамках компетенции Управления в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных закупках;

4) подготовка приказов УМТО, отчетов, докладов, аналитических справок и другой информации по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

5) обеспечение депутатов Палат Парламента Республики Казахстан местами на железнодорожный транспорт в рамках выделенных для Парламента Республики Казахстан броней;

6) контроль обеспечения продуктами приемных Председателей Палат Парламента Республики Казахстан и ВИП-комнат при залах заседаний;

7) контроль обеспечения залов заседаний Парламента минеральной водой;

8) организация и контроль проведения спортивно-оздоровительных мероприятий для депутатов и работников аппаратов Парламента Республики Казахстан.

9) осуществление учета и хранения документации, контроль за ее состоянием и сохранностью до передачи на хранение в архив УМТО;

10) участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, приказов, докладов, аналитических справок по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

11) подготовка аналитической информации, в рамках своей деятельности, представляемой в соответствующие государственные органы;

12) осуществление иных функций в соответствии с законодательством.

7. Задача: разработка и сопровождение в пределах компетенции Управления документации к проводимым государственным закупкам УМТО и его подведомственных предприятий.

Функции:

1) предоставление в Юридическое управление УМТО технической спецификации и других документов (сведений и информации) для проведения процедур государственных закупок товаров, работ и услуг, входящих в компетенцию Управления;

2) осуществление контроля сроков и качеств поставки товаров, работ и услуг по договорам государственных закупок, входящим в компетенцию Управления;

3) уведомление Юридического управления УМТО о нарушении поставщиками (организациями) обязательств по заключенным договорам о государственных закупках, входящим в компетенцию Управления для ведения претензионно-исковой работы;

8. Права и обязанности Управления:

1) запрашивать и получать от соответствующих структурных подразделений УМТО, подведомственных предприятий УМТО и других организаций документы и информацию, необходимые для выполнения возложенных на Управление задач;

2) вносить на рассмотрение руководству УМТО предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

3) качественно и своевременно выполнять поручения руководства УМТО, реализовывать текущие и перспективные планы работ;

4) осуществлять свои полномочия в пределах предоставленных Управлению прав.

3. Организация деятельности Управления

9. Управление обладает полномочиями, необходимыми для реализации его основных задач и функций, в соответствии с законодательными актами, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

10. Управление возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем УМТО.

11. Руководитель Управления осуществляет общее руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.

12. Руководитель Управления представляет Руководителю УМТО предложения по структуре и штатному расписанию Управления.

13. Руководитель Управления в установленном законодательстве порядке:

1) распределяет обязанности между сотрудниками Управления и контролирует исполнение ими поручений Руководителя УМТО и/или заместителей Руководителя УМТО и функциональных обязанностей согласно должностным инструкциям;

2) вносит предложения о назначении на должность и освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников Управления;

3) несет ответственность за правильное ведение делопроизводства;

4) осуществляет иные полномочия, возложенные на него руководством УМТО.

14. В отсутствие руководителя Управления его обязанности исполняет главный эксперт по согласованию с Руководителем УМТО.

15. Документы, направляемые от имени Управления в другие структурные подразделения по вопросам, входящим в компетенцию Управления, подписываются руководителем Управления, а в случае отсутствия - лицом его замещающим.